Festpreis oder Stundensatz bei IT-Aufgaben?

Wer eine kleine technische Aufgabe vergibt, bekommt meistens eines von zwei Angeboten: einen Stundensatz mit einer groben Schätzung oder einen festen Preis für ein beschriebenes Ergebnis. Beide Modelle sind seriös. Sie verteilen aber das Risiko unterschiedlich, und genau das sollten Sie verstehen, bevor Sie unterschreiben. Fallen solche Aufgaben laufend an, kommt ein drittes Modell in Frage: eine feste Monatsgebühr, für die ein Anbieter nacheinander abgegrenzte Ergebnisse liefert.

Wer trägt das Risiko, wenn es länger dauert?

Das ist die eigentliche Frage hinter der Preisform.

Beim Stundensatz (Abrechnung nach Aufwand) zahlen Sie für die Zeit, die tatsächlich gebraucht wird. Dauert die Fehlersuche doppelt so lange wie gedacht, zahlen Sie doppelt so viel. Das Risiko einer falschen Schätzung liegt bei Ihnen.

Beim Festpreis zahlen Sie einen vorher vereinbarten Betrag für ein vorher beschriebenes Ergebnis. Dauert es länger, ist das Sache des Anbieters. Das Risiko liegt bei ihm, und er wird es einpreisen.

Daraus folgt eine einfache Regel: Je besser sich eine Aufgabe beschreiben lässt, desto besser eignet sie sich für einen Festpreis. Je offener sie ist, desto fairer ist eine Abrechnung nach Aufwand.

Bei einer monatlichen Pauschale für Ergebnisse zahlen Sie einen festen Betrag pro Monat und bekommen dafür nacheinander abgegrenzte Aufgaben geliefert, jede mit eigenen Abnahmekriterien. Das Risiko, dass eine einzelne Aufgabe länger dauert, trägt wie beim Festpreis der Anbieter. Ihr Risiko liegt woanders: Fällt in einem Monat wenig an, zahlen Sie trotzdem die volle Gebühr.

Die drei Modelle im Vergleich

	Stundensatz	Festpreis	Monatliche Pauschale
Kosten vorab bekannt	nur als Schätzung	ja, je Auftrag	ja, je Monat
Risiko bei Mehraufwand	Auftraggeber	Auftragnehmer	Auftragnehmer
Änderungen während der Arbeit	leicht möglich	neue Vereinbarung nötig	als neue Aufgabe, ohne neue Preisverhandlung
Aufwand für die Vorbereitung	gering	höher (Umfang, Kriterien)	je Aufgabe Ergebnis und Kriterien
Geeignet für	Erkundung, Beratung, offene Probleme	einzelne abgegrenzte Ergebnisse	laufend neue, abgegrenzte Ergebnisse
Was Sie prüfen	Stundenzettel	das Ergebnis	das Ergebnis jeder Aufgabe

Die letzte Zeile wird oft unterschätzt. Bei Stundenabrechnung prüfen Sie im Grunde, ob die Stunden plausibel sind. Das können die wenigsten Auftraggeber ohne technisches Wissen beurteilen. Beim Festpreis prüfen Sie, ob das vereinbarte Ergebnis vorliegt. Das ist in der Regel einfacher, vorausgesetzt, das Ergebnis wurde vorher klar beschrieben.

Wann ein Stundensatz die bessere Wahl ist

Ein Festpreis ist nicht automatisch besser. Es gibt Situationen, in denen er beiden Seiten schadet:

• Das Problem ist noch unbekannt. „Unsere Seite ist manchmal langsam" ist kein Auftrag, sondern ein Symptom. Bevor die Ursache feststeht, lässt sich nichts seriös festpreisen.
• Sie wollen unterwegs mitentscheiden. Wenn Sie im Wochenrhythmus Prioritäten verschieben, passt ein Festpreis schlecht, weil jede Verschiebung eine neue Vereinbarung braucht.
• Es geht um Beratung oder Begleitung. Ein Workshop, eine Architekturdiskussion oder Unterstützung im laufenden Betrieb haben kein abgeschlossenes Ergebnis.
• Die Aufgabe ist sehr groß. Ein Festpreis für ein Projekt über mehrere Monate enthält zwangsläufig einen großen Risikoaufschlag, oder er ist zu knapp kalkuliert und führt später zu Streit über den Umfang.

Für offene Probleme hat sich ein Zwischenweg bewährt: zuerst eine kurze, fest bepreiste Diagnose, deren Ergebnis eine schriftliche Ursache und ein Lösungsvorschlag ist. Danach ist die eigentliche Arbeit beschreibbar und lässt sich wieder zum Festpreis vergeben.

Wann ein Festpreis die bessere Wahl ist

Ein Festpreis passt, wenn Sie das Ergebnis in zwei, drei Sätzen beschreiben und hinterher prüfen können. Typische Beispiele aus dem Alltag kleiner Firmen:

• Ein bekannter Fehler soll behoben werden, und es gibt eine Fehlermeldung oder einen reproduzierbaren Ablauf.
• Ein Formular soll neue Einträge ins CRM schreiben und das Team benachrichtigen.
• Eine Web-App bekommt einen CSV-Export oder einen zusätzlichen Filter.
• Ein Skript soll jeden Morgen zwei Datenbestände abgleichen.

Bei solchen Aufgaben ist die Abrechnung nach Stunden eher eine Belastung: Sie müssen Zwischenstände verfolgen, Stundenzettel prüfen und bei Überschreitungen nachverhandeln. Der Festpreis nimmt Ihnen diese Verwaltung ab.

Wann eine monatliche Pauschale die bessere Wahl ist

Die Pauschale ist kein besserer Festpreis, sondern ein anderes Werkzeug. Sie passt, wenn

• laufend neue, abgrenzbare Aufgaben anfallen – ein Fehler hier, eine Erweiterung dort, ein neuer Workflow, eine Anpassung nach einer Systemumstellung – statt eines einzelnen großen Projekts;
• Sie die Reihenfolge selbst festlegen und kurzfristig ändern wollen, ohne für jede Aufgabe ein Angebot einzuholen und freizugeben;
• Sie planbare Kosten pro Monat einzelnen Rechnungen vorziehen.

Sie passt nicht, wenn nur eine einzelne Aufgabe oder ein paar im Jahr anstehen: Dann ist ein Festpreis je Auftrag oder eine Abrechnung nach Aufwand günstiger. Und sie passt schlecht für Beratung oder Begleitung ohne abgeschlossenes Ergebnis.

Prüfen Sie bei einem solchen Angebot vor allem fünf Punkte: Was zählt als eine Aufgabe? Wie viele Aufgaben sind gleichzeitig in Arbeit? Bis wann wird eine Aufgabe nach dem Start geliefert? Was passiert, wenn das Ergebnis die Kriterien nicht erfüllt oder zu spät kommt? Und wie lange sind Sie gebunden? Eine Pauschale, die in Wahrheit ein Kontingent an Stunden ist, ist ein Stundensatz mit Vorauszahlung, und wer Ihnen eine Person für Ihr Team überlässt statt Ergebnisse zu liefern, bewegt sich rechtlich auf anderem Terrain. Mehr dazu im Beitrag Freelancer nach Stunden oder Ergebnis beauftragen.

Was ein gutes Festpreisangebot enthält

Ein Festpreis ist nur so gut wie die Beschreibung, auf die er sich bezieht. Achten Sie darauf, dass das Angebot diese Punkte schriftlich enthält:

1. Umfang: Was genau geliefert wird, und was ausdrücklich nicht dazugehört.
2. Abnahmekriterien: Prüfbare Aussagen, an denen Sie das Ergebnis messen. Wie man solche Kriterien formuliert, beschreibt der Beitrag Abnahmekriterien schreiben, die man wirklich prüfen kann.
3. Liefertermin: Ein konkretes Datum oder eine Frist in Werktagen, und ab wann sie läuft.
4. Mitwirkung: Welche Zugänge, Beispieldaten und Ansprechpartner Sie bereitstellen müssen.
5. Nachbesserung: Wie viele Korrekturrunden im Preis enthalten sind.
6. Folgen bei Nichterfüllung: Was passiert, wenn das Ergebnis die Kriterien nicht erfüllt oder der Termin nicht gehalten wird.

Fehlt Punkt 2, ist der Festpreis wenig wert. Dann wird der Streit nicht über die Stunden geführt, sondern darüber, was eigentlich vereinbart war.

Typische Fallen auf beiden Seiten

Beim Stundensatz

• Schätzung ohne Obergrenze. Bitten Sie um ein Budget, ab dem der Anbieter Rücksprache halten muss, bevor er weiterarbeitet.
• Unklare Taktung. Wird pro angefangene Viertelstunde abgerechnet oder pro angefangene Stunde? Bei vielen kurzen Einsätzen macht das einen spürbaren Unterschied.
• Keine Dokumentation. Lassen Sie sich mit der Rechnung eine kurze Beschreibung geben, was in den Stunden passiert ist.

Beim Festpreis

• Zu vage Beschreibung. „Website optimieren" zum Festpreis führt leicht zu Enttäuschung. Der Anbieter liefert das Minimum, Sie hatten das Maximum erwartet.
• Änderungswünsche unterwegs. Neue Ideen nach Auftragserteilung sind neue Aufgaben. Das ist kein Kleinkrämertum, sondern die Grundlage dafür, dass der Preis fest bleiben kann.
• Fehlende Mitwirkung. Wenn Zugänge oder Daten erst nach einer Woche kommen, verschiebt sich der Termin. Das ist in seriösen Bedingungen üblicherweise so geregelt.

Wie ein Festpreis zustande kommt

Ein seriöser Festpreis ist keine Pauschale, die geraten wird. Er beruht darauf, dass der Anbieter ähnliche Aufgaben schon oft erledigt hat und weiß, wo die Unsicherheiten liegen. Deshalb funktionieren Festpreise am besten für wiederkehrende Aufgabentypen mit klarem Umfang, etwa „ein Workflow zwischen Formular und CRM" oder „ein Endpunkt mit Validierung".

Für Sie als Auftraggeber heißt das: Je genauer Sie die Aufgabe beschreiben und je besser Ihre Beispieldaten sind, desto weniger Unsicherheit muss der Anbieter einpreisen. Ein Festpreis für eine vage Aufgabe ist entweder teuer oder riskant. Bei einer präzise beschriebenen Aufgabe entfallen dagegen viele Rückfragen und Abstimmungsschleifen, und der Risikoaufschlag kann entsprechend klein bleiben.

Eine kurze Entscheidungshilfe

Beantworten Sie für Ihre Aufgabe diese Fragen mit Ja oder Nein:

• Ich kann das gewünschte Ergebnis in wenigen Sätzen beschreiben.
• Ich weiß, woran ich erkenne, dass es funktioniert.
• Die Aufgabe ändert sich voraussichtlich nicht, während daran gearbeitet wird.
• Die Ursache des Problems ist bekannt oder lässt sich eingrenzen.
• Ich kann die nötigen Zugänge und Beispieldaten bereitstellen.

Bei vier oder fünf Ja spricht viel für einen Festpreis. Bei zwei oder weniger ist eine Abrechnung nach Aufwand, oder eine vorgeschaltete Diagnose, ehrlicher. Und wenn Sie bei vier oder fünf Ja sofort an die nächste und übernächste Aufgabe denken, lohnt ein Blick auf eine monatliche Pauschale für Ergebnisse.

Was der Preis über den Anbieter verrät

Ein letzter Gedanke: Wer einen Festpreis anbietet, muss den Aufwand vorher verstehen. Das zwingt zu Rückfragen, bevor die Arbeit beginnt. Ein Anbieter, der ohne eine einzige Rückfrage einen Festpreis nennt, hat entweder sehr viel Erfahrung mit genau dieser Aufgabe oder einen großzügigen Puffer eingerechnet. Ein Anbieter, der bei einer klar beschriebenen Kleinigkeit nur „nach Aufwand" arbeiten will, scheut vielleicht das Risiko. Beides ist legitim, aber Sie sollten wissen, welches Modell Sie gerade kaufen.

Häufige Fragen

Wann ist ein Festpreis bei IT-Aufgaben sinnvoll?

Wenn Sie das gewünschte Ergebnis in wenigen Sätzen beschreiben und hinterher prüfen können, etwa einen reproduzierbaren Fehler, einen CSV-Export oder einen Workflow zwischen Formular und CRM. Je besser sich eine Aufgabe beschreiben lässt, desto besser eignet sie sich für einen Festpreis. Ist sie noch offen, ist eine Abrechnung nach Aufwand oder eine vorgeschaltete Diagnose ehrlicher.

Was muss in einem Festpreisangebot stehen?

Der Umfang einschließlich dessen, was nicht dazugehört, prüfbare Abnahmekriterien, ein Liefertermin, Ihre Mitwirkung, die enthaltenen Nachbesserungen und die Folgen, wenn Ergebnis oder Termin nicht gehalten werden. Fehlen die Abnahmekriterien, ist der Festpreis wenig wert, weil dann darüber gestritten wird, was eigentlich vereinbart war.

Was passiert, wenn ich während der Arbeit etwas ändern möchte?

Beim Festpreis sind neue Ideen nach Auftragserteilung neue Aufgaben mit eigener Vereinbarung. Das ist kein Kleinkrämertum, sondern die Grundlage dafür, dass der Preis fest bleiben kann. Wenn Sie im Wochenrhythmus Prioritäten verschieben wollen, passt eine Abrechnung nach Aufwand meist besser – oder eine monatliche Pauschale, bei der jede Änderung einfach eine weitere Aufgabe in Ihrer Reihenfolge ist.

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Wir rechnen weder nach Stunden noch pro Aufgabe ab. Im Prozess-Abo zahlen Sie eine feste Monatsgebühr: Prozess-Abo 2,5 kostet 2.500 € im Monat mit einer Aufgabe gleichzeitig in Arbeit und bis zu vier Aufgaben pro Monat (nicht genutzte verfallen am Monatsende), Prozess-Abo 5 kostet 5.000 € im Monat mit einer Aufgabe gleichzeitig ohne Monatsgrenze, Prozess-Abo 10 kostet 10.000 € im Monat mit zwei Aufgaben parallel, mehr auf Anfrage – jeweils zzgl. MwSt., nur für Unternehmen und monatlich kündbar zum Ende des Abrechnungsmonats. Ihre Aufgaben schreiben Sie auf ein Board und legen die Reihenfolge fest; sobald wir eine Aufgabe starten, stehen Umfang und Abnahmekriterien auf der Karte, und 48 Stunden nach Start ist sie geliefert – gezählt von Montag 8 Uhr bis Freitag 16 Uhr. Jede Lieferung prüft und gibt ein Senior-Entwickler frei, bevor sie zu Ihnen geht. Liefern wir eine Aufgabe zu spät, schreiben wir 5 % der Monatsgebühr gut; erfüllt eine Lieferung die Abnahmekriterien nicht, bessern wir ohne Aufpreis nach, bis sie erfüllt sind. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Alle Details stehen unter Preise, typische Aufgaben im Leistungskatalog.