Shop-ERP-Schnittstelle: Bestellungen sauber synchronisieren

Solange ein Onlineshop wenige Bestellungen am Tag hat, tippt jemand sie ins ERP ab. Mit wachsendem Volumen wird daraus ein Engpass mit Tippfehlern, verspätetem Versand und Beständen, die im Shop nicht mehr stimmen. Eine Shop-ERP-Schnittstelle überträgt Bestellungen automatisch und meldet Versand, Storno und Rechnung zurück. Das klingt nach einer einfachen Verbindung. In der Praxis entscheiden aber Details darüber, ob sie verlässlich läuft: Welches System führt die Artikelnummern? Was passiert mit einer stornierten Bestellung? Wie werden Rundungsdifferenzen behandelt?

Shop-ERP-Schnittstelle: welche Daten fließen

Bevor über Technik gesprochen wird, sollte feststehen, welche Daten überhaupt synchronisiert werden und in welche Richtung.

Datenart	Typische Richtung	Auslöser
Bestellungen	Shop → ERP	neue Bestellung oder Zahlungseingang
Neukunden	Shop → ERP	mit der ersten Bestellung
Artikel und Preise	ERP → Shop	Änderung im ERP
Bestände	ERP → Shop	Wareneingang, Verkauf, Korrektur
Versand und Sendungsnummer	ERP → Shop	Versandbuchung
Storno, Rechnung, Gutschrift	ERP → Shop	Buchung im ERP

Nicht jede Zeile ist in jedem Unternehmen nötig. Manche Händler pflegen Artikel bewusst getrennt, andere brauchen B2B-Konditionen aus dem ERP auch im Shop. Wichtig ist, dass die Liste vollständig ist, bevor die Arbeit beginnt.

Führendes System je Datenart festlegen

Die wichtigste Regel einer Shop-ERP-Schnittstelle: Für jede Datenart gibt es genau ein führendes System. Nur dort werden die Daten geändert, das andere System übernimmt sie. Wer an beiden Stellen Preise oder Bestände pflegt, bekommt Daten, die sich gegenseitig überschreiben, und niemand weiß mehr, welcher Wert stimmt.

Eine häufige Aufteilung sieht so aus: Preise, Bestände und Artikelstammdaten führt das ERP, Produkttexte und Bilder der Shop. Das ist kein Gesetz, aber eine bewusste Entscheidung muss es sein. Wie Sie solche Zuständigkeiten dauerhaft festhalten, beschreibt der Beitrag Stammdatenpflege.

Bestellungen übertragen: Auslöser, Zuordnung, Steuern

Der richtige Auslöser

Die meisten Shopsysteme melden neue Bestellungen per Webhook, also mit einer sofortigen Nachricht an eine hinterlegte Adresse. Wie das funktioniert, erklärt der Beitrag Webhooks verstehen. Zu entscheiden ist, wann eine Bestellung ins ERP soll: sofort bei Bestelleingang, was bei Kauf auf Rechnung üblich ist, oder erst bei Zahlungseingang, etwa bei Vorkasse. Ergänzend sollte ein regelmäßiger Abgleich laufen, der Bestellungen findet, deren Webhook verloren gegangen ist.

Felder zuordnen

Jedes Feld der Bestellung braucht ein Ziel im ERP. Einfache Felder wie Adresse und Menge sind schnell erledigt. Aufwand machen die Sonderfälle:

• Versandkosten: als eigene Position mit eigenem Artikel oder als Kopfdatum?
• Rabatte und Gutscheine: als Abzugsposition oder als reduzierter Einzelpreis?
• Zahlungsart: Jede Zahlungsart im Shop braucht eine Entsprechung im ERP.
• Versandart: Gleiches gilt für Versanddienstleister und Expressoptionen.

Steuern und Rundung

Viele Shops rechnen mit Bruttopreisen, viele ERP-Systeme mit Nettopreisen. Dadurch entstehen Rundungsdifferenzen im Centbereich. Legen Sie fest, welcher Gesamtbetrag maßgeblich ist, und wie eine Differenz behandelt wird. Lieferungen ins Ausland bringen weitere Fragen mit: Bei Privatkunden im EU-Ausland können die Steuersätze des Ziellandes gelten, bei Geschäftskunden mit gültiger USt-IdNr. kann eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen. Wie Ihr ERP diese Fälle abbildet, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung, bevor die Schnittstelle gebaut wird.

Keine Bestellung doppelt

Webhooks werden manchmal mehrfach zugestellt, und ein Abgleich kann eine Bestellung ein zweites Mal finden. Die Schnittstelle muss deshalb vor jeder Anlage prüfen, ob die Shop-Bestellnummer im ERP schon existiert. Dieses Prinzip heißt Idempotenz und ist im Beitrag Idempotenz erklärt ausführlich beschrieben.

Kunden- und Artikelnummern abgleichen

Artikel werden in der Regel über die Artikelnummer zugeordnet: Die SKU im Shop muss exakt der Artikelnummer im ERP entsprechen. Varianten wie Größe oder Farbe brauchen eine eindeutige Nummer je Variante. Sets und Bundles sind ein eigener Fall: Verkauft der Shop ein Set, das im ERP aus Einzelartikeln besteht, muss die Schnittstelle es auflösen oder das ERP muss den Set-Artikel kennen.

Kunden sind schwieriger. Gastbestellungen haben keine Kundennummer. Sie können je Bestellung einen neuen Kunden anlegen oder alle Gastbestellungen auf einem Sammelkunden führen. Welche Variante passt, ist auch eine Frage an die Buchhaltung. Bei Stammkunden, vor allem im B2B, erfolgt die Zuordnung über eine Kundennummer im Kundenkonto des Shops oder über die E-Mail-Adresse. Ein unsicherer Treffer gehört in eine Prüfliste, nicht stillschweigend an den falschen Kunden.

Status zurück in den Shop: Versand, Storno, Rechnung

Eine Schnittstelle, die nur Bestellungen ins ERP schreibt, ist halb fertig. Der Kunde sieht im Shop den Stand seiner Bestellung, und der sollte stimmen:

• Versand: Die Versandbuchung im ERP setzt die Bestellung im Shop auf „versendet“ und überträgt die Sendungsnummer. Viele Shops verschicken daraufhin selbst die Versandbestätigung.
• Teillieferung: Wird nur ein Teil versendet, muss der Shop das abbilden können.
• Storno: Ein Storno im ERP muss die Bestellung im Shop stornieren und gegebenenfalls eine Erstattung auslösen, oder zumindest jemanden darauf hinweisen.
• Rechnung: Die Rechnung kommt aus dem ERP und kann als PDF im Kundenkonto oder per E-Mail bereitgestellt werden.

Bestände sind ein eigenes Thema, besonders wenn zusätzlich Marktplätze angebunden sind. Dazu mehr im Beitrag Lagerbestand synchronisieren.

Fertiger Connector oder eigene Integration

Für viele Kombinationen aus Shopsystem und ERP gibt es fertige Connectoren als App oder Plugin. Sie sind schnell eingerichtet und werden vom Hersteller gepflegt. Ihre Grenzen zeigen sich bei Sonderfällen und bei der Frage, was im Fehlerfall passiert.

	Fertiger Connector	Eigene Integration
Einrichtung	schnell	Aufbau nötig
Sonderfälle	nur, was vorgesehen ist	nach Ihren Regeln
Pflege bei Updates	Hersteller	Sie oder Ihr Dienstleister
Fehlerbehandlung	so, wie der Hersteller sie gebaut hat	nach Ihren Anforderungen
Laufende Kosten	Lizenz	Plattform und Betrieb

Bevor Sie sich für einen Connector entscheiden, lassen Sie sich diese Fragen beantworten: Wie werden Rabatte, Versandkosten und Sets übertragen? Was passiert, wenn das ERP nicht erreichbar ist? Wo sehe ich fehlgeschlagene Übertragungen? Kann ich eine Bestellung erneut übertragen, ohne sie doppelt anzulegen?

Fehlerfälle und Nachverarbeitung

Typische Fehler sind eine unbekannte Artikelnummer, ein fehlendes Pflichtfeld, ein unklarer Kunde oder ein ERP, das wegen Wartung nicht erreichbar ist. Für alle gilt eine Grundregel: Keine Bestellung darf verloren gehen.

• Vorübergehende Fehler werden automatisch wiederholt.
• Alles, was danach noch scheitert, landet in einer Liste mit Bestellnummer, Fehlergrund und der Möglichkeit, die Übertragung nach der Korrektur erneut anzustoßen.
• Eine benannte Person wird benachrichtigt, nicht ein Sammelpostfach.
• Ein täglicher Abgleich vergleicht die Bestellungen des Vortags im Shop mit denen im ERP.

Zur Vorbereitung eines solchen Vorhabens sollten diese Punkte geklärt sein:

• Liste der zu synchronisierenden Datenarten mit führendem System
• Auslöser für die Übertragung je Zahlungsart
• Zuordnung von Versandarten, Zahlungsarten, Rabatten und Versandkosten
• Regel für Gastbestellungen und Kundenzuordnung
• Umgang mit Steuern, Auslandslieferungen und Rundung, mit der Steuerberatung abgestimmt
• Testzugang zu Shop und ERP
• Verantwortliche Person für die Fehlerliste

Häufige Fragen

Welches System sollte bei Artikeldaten führend sein?

Meist das ERP, weil dort Preise, Bestände und Einkaufsdaten zusammenlaufen. Produkttexte und Bilder werden dagegen oft im Shop gepflegt. Entscheidend ist nicht die konkrete Aufteilung, sondern dass jede Datenart genau ein führendes System hat und nur dort geändert wird.

Was passiert, wenn das ERP bei einer Bestellung nicht erreichbar ist?

Eine gute Schnittstelle wiederholt die Übertragung automatisch und legt die Bestellung bei anhaltendem Fehler in eine Fehlerliste. Von dort kann sie nach der Störung erneut übertragen werden, ohne doppelt angelegt zu werden. Ein täglicher Abgleich zwischen Shop und ERP stellt zusätzlich sicher, dass keine Bestellung unbemerkt fehlt.

Brauche ich einen fertigen Connector oder eine eigene Integration?

Ein fertiger Connector ist sinnvoll, wenn er Ihre Sonderfälle abdeckt und Fehler nachvollziehbar meldet. Haben Sie viele eigene Regeln, etwa bei Sets, Kundenkonditionen oder Teillieferungen, ist eine eigene Integration oft verlässlicher. Prüfen Sie den Connector vor dem Kauf mit Ihren schwierigsten Bestellungen, nicht mit den einfachsten.

---

Eine Shop-ERP-Schnittstelle ist selten mit einer einzigen Aufgabe erledigt, und nach dem Go-live ist sie auch nicht fertig: Shopsysteme und ERP bekommen Updates, Zahlungsarten kommen hinzu, Regeln ändern sich. Im Prozess-Abo bauen wir sie deshalb Aufgabe für Aufgabe – zuerst die Bestellübertragung mit Dublettenprüfung und Fehlerliste, dann die Rückmeldung von Versand und Storno, danach Bestände oder Sonderfälle wie Sets. Jede Aufgabe hat eigene Abnahmekriterien, wird 48 Stunden nach Start geliefert (gezählt Mo 8 – Fr 16 Uhr) und vorher von einem Senior-Entwickler geprüft und freigegeben; nichts davon geht direkt in Ihre Produktion. Spätere Anpassungen schreiben Sie einfach als neue Karte auf Ihr Board. Zugang geben Sie per Einladung, Zugangsdaten zum ERP hinterlegen Sie selbst in Ihrem Automatisierungstool – Passwörter und Schlüssel bekommen wir nie zu sehen. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Ob in Ihrem Fall ein fertiger Connector oder eine eigene Integration besser passt, klären wir gern vorab in einem kostenlosen Projekt-Check.