XRechnung empfangen: vom Postfach bis zur Freigabe

Wer heute eine XRechnung empfangen will, braucht dafür kein Portal und keine neue Software. Ein E-Mail-Postfach genügt. Schwierig wird es danach: Die Datei muss erkannt, geprüft, für Menschen lesbar gemacht, zur Freigabe geleitet und im Originalformat aufbewahrt werden. Viele Buchhaltungen erledigen das noch so wie bei PDF-Rechnungen, also ausdrucken, abzeichnen, abheften. Damit geht der eigentliche Vorteil verloren, und im schlimmsten Fall auch das Original. Dieser Beitrag beschreibt einen sauberen Ablauf vom Posteingang bis zur Ablage. Er behandelt die technische und organisatorische Seite und ist keine Steuerberatung; wie Ihr Unternehmen im Einzelfall vorgehen sollte, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.

XRechnung empfangen: was seit 2025 gilt

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. In dieser Zeit kommen bei Ihnen also beide Welten gleichzeitig an: Papier, einfache PDFs und strukturierte E-Rechnungen. Ihr Ablauf muss alle drei verarbeiten können. Einen Überblick über Fristen und Formate gibt der Beitrag E-Rechnung: Was kleine Unternehmen technisch vorbereiten sollten.

Wichtig für den Empfang: Für eine E-Rechnung braucht der Absender Ihre Zustimmung nicht mehr. Wenn ein Lieferant ab sofort nur noch XRechnungen schickt, müssen Sie damit umgehen können.

Der Eingangsweg: Postfach, Portal oder Peppol

Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht für den Empfang ein E-Mail-Postfach. Andere Wege können Sie mit Ihren Lieferanten vereinbaren.

Eingangsweg	Wie es funktioniert	Worauf achten
E-Mail-Postfach	Lieferant schickt die Datei als Anhang an eine feste Adresse	Spamfilter und Virenscanner dürfen XML-Anhänge nicht blockieren oder verändern
Lieferantenportal	Sie laden die Rechnung im Portal des Lieferanten herunter	Jemand muss regelmäßig nachsehen; leicht vergessen, schwer zu automatisieren
Peppol	Europäisches Netzwerk für elektronische Geschäftsdokumente, Zugang über einen Dienstleister	Im deutschen B2B-Geschäft nicht vorgeschrieben; lohnt sich vor allem, wenn Lieferanten es ohnehin nutzen

Für die meisten mittelständischen Unternehmen ist ein zentrales Rechnungspostfach der richtige Start, etwa rechnungen@ihrefirma.de. Teilen Sie die Adresse allen Lieferanten mit und bitten Sie darum, Rechnungen nicht mehr an einzelne Mitarbeitende zu schicken. Rechnungen, die in persönlichen Postfächern landen, werden bei Urlaub oder Krankheit übersehen.

Zwei Dinge werden oft vergessen: Prüfen Sie, ob Ihr Mailsystem Anhänge mit der Endung .xml zustellt, und schicken Sie sich selbst eine Testrechnung. Und legen Sie fest, wie Rechnungen behandelt werden, die doppelt kommen, etwa per E-Mail und zusätzlich im Portal.

XRechnung und ZUGFeRD erkennen und unterscheiden

In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formate:

• XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Sichtdarstellung. Es gibt sie in zwei technischen Varianten (Syntax UBL und UN/CEFACT CII), inhaltlich ist es derselbe Standard.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) beziehungsweise Factur-X ist ein PDF mit eingebetteter XML-Datei. Es sieht aus wie eine normale PDF-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht.

Beim hybriden ZUGFeRD-Format ist nach Auffassung der Finanzverwaltung der XML-Teil maßgeblich. Weichen Ansicht und Daten voneinander ab, gelten die Daten.

Für die Automatisierung heißt das: Jeder eingehende Anhang wird zuerst daraufhin geprüft, ob er strukturierte Daten enthält. Eine .xml-Datei wird direkt gelesen. Bei einem PDF wird nachgesehen, ob eine Rechnungs-XML eingebettet ist. Nur wenn beides fehlt, kommt Texterkennung zum Einsatz, wie im Beitrag Eingangsrechnungen automatisch auslesen beschrieben.

Prüfen und lesbar machen

Eine eingegangene E-Rechnung durchläuft sinnvollerweise drei Prüfungen, und zwar in dieser Reihenfolge.

Technische Prüfung

Entspricht die Datei dem Format? Für XRechnung gibt es öffentlich verfügbare Prüfwerkzeuge, etwa den Validator der KoSIT, und viele Buchhaltungsprogramme prüfen beim Import automatisch. Eine Datei, die diese Prüfung nicht besteht, ist unter Umständen keine gültige E-Rechnung. Wie Sie damit umgehen, ob Sie etwa eine korrigierte Rechnung anfordern, legen Sie mit Ihrer Steuerberatung fest.

Formale Prüfung

Sind die Pflichtangaben vorhanden und plausibel? Rechnungsnummer, Datum, Lieferant mit Steuernummer oder USt-IdNr., Leistungsdatum oder Leistungszeitraum, Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag. Bei einer E-Rechnung lässt sich das zuverlässig automatisch prüfen, weil jede Angabe in einem eindeutig benannten Feld steht.

Sachliche Prüfung

Wurde das bestellt und geliefert? Stimmen Preis und Menge? Das kann nur jemand beurteilen, der den Vorgang kennt, oder ein Abgleich mit Bestellung und Wareneingang.

Für diese letzte Prüfung muss ein Mensch die Rechnung lesen können. Eine XRechnung zeigt im normalen Programm aber nur Code. Sie brauchen also eine Sichtdarstellung: Viele Buchhaltungsprogramme zeigen E-Rechnungen lesbar an, und es gibt kostenlose Anzeigeprogramme. In einem automatisierten Ablauf wird aus der XML-Datei eine Ansicht als HTML oder PDF erzeugt und der Freigabe beigelegt.

Dabei gilt eine klare Regel: Diese Ansicht ist eine Arbeitskopie. Das Original bleibt die XML-Datei, und die Ansicht wird nie an ihrer Stelle abgelegt.

Weiterleitung in Freigabe und Buchhaltung

Weil die Daten strukturiert vorliegen, lässt sich die Rechnung automatisch an die richtige Stelle leiten. Typische Regeln, zum Beispiel:

• Nach Lieferant: Rechnungen des IT-Dienstleisters gehen an die IT-Leitung, Rechnungen für Büromaterial an das Office.
• Nach Bestell- oder Käuferreferenz: Viele E-Rechnungen enthalten eine Bestellnummer. Ist sie bekannt, geht die Rechnung an die Person, die bestellt hat.
• Nach Betrag: Ab einer festgelegten Grenze gibt zusätzlich die Geschäftsführung frei.
• Bei Abweichungen: Neue Bankverbindung, unbekannter Lieferant oder eine Rechnung, die schon einmal erfasst wurde, gehen in eine Prüfliste statt in die normale Freigabe.

Wie ein solcher Ablauf mit Fristen, Vertretung und Erinnerungen aussieht, beschreibt der Beitrag Freigabeprozesse automatisieren. Nach der Freigabe geht die Rechnung mit den ausgelesenen Daten an die Buchhaltung, bei vielen Unternehmen über DATEV an die Steuerberatung. Prüfen Sie dabei, ob das Zielsystem die XML-Datei selbst übernimmt oder nur eine PDF-Ansicht.

Aufbewahrung: welches Format das Original ist

Eine E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Bei XRechnung ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD das PDF mit der eingebetteten XML. Ein Ausdruck oder ein selbst erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.

Typische Fehler, die das Original unbemerkt zerstören:

• Eine ZUGFeRD-Rechnung wird über „Drucken als PDF“ gespeichert. Dabei geht die eingebettete XML verloren.
• Ein Programm komprimiert PDFs oder fügt mehrere Dokumente zusammen und entfernt dabei Anhänge.
• Die XML-Datei wird nach der Erfassung gelöscht, weil „das PDF ja im System liegt“.
• Die Datei wird umbenannt und anschließend bearbeitet, etwa um einen Kontierungsvermerk hineinzuschreiben.

Legen Sie die Datei deshalb so ab, wie sie angekommen ist, in einem System, das nachträgliche Änderungen verhindert oder protokolliert, und verknüpfen Sie sie mit der Buchung. Sie muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Wie das in Ihrem Unternehmen geregelt ist, gehört in die Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Was Sie mit Ihrem Steuerberater klären sollten

Die Technik lässt sich bauen, die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung. Diese Punkte sollten Sie vor dem Start gemeinsam festlegen:

• Welche Eingangswege nutzen wir, und wer ist für das Rechnungspostfach verantwortlich?
• Wie gehen wir mit Dateien um, die die technische Prüfung nicht bestehen?
• Welche Rolle spielt bei ZUGFeRD die PDF-Ansicht, und was genau wird aufbewahrt?
• In welchem System werden die Originale aufbewahrt, und wie werden sie gegen Änderung geschützt?
• Übernimmt die Steuerberatung die XML-Datei, oder braucht sie zusätzlich eine Ansicht?
• Wer dokumentiert den Ablauf, und wo liegt die Verfahrensdokumentation?

Häufige Fragen

Brauche ich eine spezielle Software, um XRechnungen zu empfangen?

Für den reinen Empfang genügt nach Auffassung der Finanzverwaltung ein E-Mail-Postfach. Sie brauchen aber ein Programm, das die XML-Datei lesbar anzeigt, und idealerweise eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen direkt importiert. Wer XRechnungen nur ausdruckt, verschenkt den Vorteil der strukturierten Daten.

Darf ich eine XRechnung als PDF ablegen?

Als zusätzliche Ansicht ja, als Ersatz für das Original nein. Aufzubewahren ist die E-Rechnung in ihrer ursprünglichen Form, bei XRechnung also die XML-Datei. Welche Bestandteile darüber hinaus aufzubewahren sind, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Was mache ich mit einer E-Rechnung, die technisch fehlerhaft ist?

Zuerst sollte Ihr Ablauf solche Dateien erkennen und in eine Prüfliste legen, statt sie stillschweigend zu verarbeiten. Häufig ist es sinnvoll, beim Lieferanten eine korrigierte Rechnung anzufordern. Welche steuerlichen Folgen ein Formatfehler im Einzelfall hat, beurteilt Ihre Steuerberatung.

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Im Prozess-Abo bauen wir einen solchen Rechnungseingang Schritt für Schritt: das Erkennen und Prüfen der E-Rechnungen, die lesbare Ansicht für die Freigabe, die Weiterleitung nach Ihren Regeln und die Übergabe an die Buchhaltung – jeweils als eigene Aufgabe auf Ihrem Board, mit eigenen Abnahmekriterien. Jede Aufgabe liefern wir 48 Stunden nach Start (gezählt Mo 8 – Fr 16 Uhr), geprüft und freigegeben von einem Senior-Entwickler. Ändern sich später Formate oder Schnittstellen, ist die Anpassung einfach die nächste Karte. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Die steuerliche Bewertung bleibt bei Ihrer Steuerberatung; Fragen zur Umsetzung klären wir vorab gern in einem kostenlosen Projekt-Check.