Auftragserfassung automatisieren: Bestellungen aus E-Mail und PDF

In vielen B2B-Unternehmen kommen Bestellungen noch per E-Mail: als PDF aus dem Warenwirtschaftssystem des Kunden, als Excel-Liste oder als kurzer Text im Mailtext. Der Innendienst liest jede Bestellung, sucht Kunde und Artikel heraus und tippt den Auftrag ins ERP. Wer die Auftragserfassung automatisieren möchte, braucht vier Bausteine: Bestellungen zuverlässig auslesen, Kunden- und Artikelnummern zuordnen, das Ergebnis prüfen und erst dann den Auftrag anlegen. Sprachmodelle haben den ersten Baustein deutlich einfacher gemacht. Die übrigen drei entscheiden, ob der Ablauf im Alltag trägt.

Auftragserfassung automatisieren: warum noch abgetippt wird

Für den elektronischen Austausch von Bestellungen gibt es seit Langem Standards wie EDI. Eingerichtet wird er aber meist nur mit großen Kunden, weil sich der Aufwand für beide Seiten erst ab einem gewissen Volumen lohnt. Alle anderen schicken, was ihr System erzeugt.

Das Ergebnis ist eine Vielfalt, die mit festen Regeln schwer zu fassen ist: Jeder Kunde hat ein anderes Layout, manche nennen Ihre Artikelnummern, andere ihre eigenen, wieder andere nur eine Bezeichnung. Dazu kommen Bestellungen im Freitext, zum Beispiel „bitte wie letzte Woche, aber 20 Stück mehr vom Artikel 4711“. Für jeden Kunden eine eigene Vorlage zu pflegen, wäre ein Dauerprojekt. Genau hier helfen Sprachmodelle, weil sie mit unbekannten Layouts zurechtkommen.

Der Eingang: Postfach, Anhänge, Formate

Der erste Schritt ist ein fester Eingangskanal, idealerweise ein eigenes Postfach für Bestellungen. Landen Bestellungen in persönlichen Postfächern, muss der Ablauf dort mitlesen, und Vertretungen werden schwierig.

Nicht jede Mail an dieses Postfach ist eine Bestellung. Anfragen, Reklamationen und Lieferavise sollten vorher erkannt und an anderer Stelle bearbeitet werden. Danach richtet sich die Verarbeitung nach dem Format:

• Excel, CSV oder XML: strukturierte Daten, die direkt gelesen werden, ohne KI.
• PDF mit Textebene: Der Text wird extrahiert und an das Sprachmodell übergeben.
• Scan oder Foto: Zuerst Texterkennung (OCR), dann Auswertung.
• Mailtext: Wird wie ein Dokument ausgewertet.

Das Original bleibt immer erhalten und wird später mit dem Auftrag verknüpft. Die Logik dieser Kette entspricht der bei Rechnungen, die im Beitrag Eingangsrechnungen automatisch auslesen beschrieben ist.

Auslesen mit KI und strukturierter Ausgabe

Das Sprachmodell bekommt den Text der Bestellung und eine feste Feldliste. Es liefert die Werte nicht als freien Text zurück, sondern in einer vorgegebenen Struktur, die das Programm direkt weiterverarbeiten kann. Typische Felder sind:

• Kundenname, gegebenenfalls Kundennummer und USt-IdNr.
• Bestellnummer des Kunden und Bestelldatum
• Lieferadresse und Wunschtermin
• Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit und, falls angegeben, Preis

Entscheidend ist eine Anweisung, die oft fehlt: Findet das Modell einen Wert nicht, gibt es „nicht gefunden“ zurück, statt eine plausible Zahl zu erfinden. Mit festem Schema, solchen Anweisungen und nachgelagerten Prüfungen lassen sich Fehler deutlich eingrenzen, aber nicht ausschließen. Wie das im Detail funktioniert, beschreibt der Beitrag KI-Halluzinationen begrenzen.

Artikel- und Kundennummern zuordnen

Das Auslesen ist heute selten das Problem. Schwieriger ist die Frage, welcher Ihrer Artikel gemeint ist.

Artikel. Viele Kunden bestellen mit ihren eigenen Artikelnummern. Dafür braucht es eine Zuordnungstabelle je Kunde: Kundenartikelnummer, Ihre Artikelnummer, gegebenenfalls Umrechnung der Einheit, etwa Karton in Stück. Viele ERP-Systeme haben dafür bereits ein Feld. Eine Zuordnung nur über die Bezeichnung ist unsicher und sollte höchstens als Vorschlag dienen, den ein Mensch bestätigt. Jede bestätigte Zuordnung wird in die Tabelle übernommen, sodass dieselbe Frage nicht erneut entsteht.

Kunden. Der Kunde lässt sich über die Absenderadresse, eine Kundennummer im Dokument oder die USt-IdNr. erkennen. Ein neuer Absender, etwa ein neuer Einkäufer beim Bestandskunden, führt zur Prüfung statt zu einer Vermutung. Ähnlich bei der Lieferadresse: Sie wird mit den bekannten Lieferanschriften des Kunden abgeglichen. Eine neue Adresse kann legitim sein, sollte aber bewusst bestätigt werden.

Prüfregeln vor der Übergabe

Bevor ein Auftrag angelegt wird, durchläuft jede Bestellung feste Regeln. Sie sind schnell gebaut und fangen die meisten Fehler ab, die beim Auslesen und Zuordnen entstehen.

Prüfung	Wenn sie nicht besteht
Kunde eindeutig erkannt	Prüfliste
Jede Position einer Artikelnummer zugeordnet	Prüfliste mit Vorschlag
Menge passt zu Verpackungseinheit und Mindestmenge	Prüfliste
Menge ungewöhnlich hoch im Vergleich zu früheren Bestellungen	Prüfliste
Preis des Kunden weicht vom hinterlegten Preis ab	Prüfliste, Hinweis an Vertrieb
Bestellnummer des Kunden schon vorhanden	keine Anlage, Hinweis auf Dublette
Artikel gesperrt oder ausgelaufen	Prüfliste
Wunschtermin liegt in der Vergangenheit	Prüfliste

Die Prüfliste zeigt die ausgelesenen Werte neben dem Originaldokument und nennt den Grund. Der Innendienst bestätigt oder korrigiert mit wenigen Klicks, statt die ganze Bestellung neu zu tippen. Welche Grenzen gelten, etwa ab welcher Abweichung ein Preis geprüft wird, legen Vertrieb und Innendienst fest, nicht der Dienstleister.

Auftrag im ERP anlegen und bestätigen

Besteht eine Bestellung alle Prüfungen, wird der Auftrag im ERP angelegt. Die meisten aktuellen Systeme haben dafür eine API. Fehlt sie, gibt es Umwege über eine Importschnittstelle, eine Datenbank oder die Bedienung der Oberfläche. Die Möglichkeiten beschreibt der Beitrag Software ohne API anbinden.

Zwei Entscheidungen sollten vorher fallen:

1. Direkt als Auftrag oder als Entwurf? Für den Start empfiehlt sich ein Status wie „zu prüfen“, den der Innendienst freigibt. Wenn die Fehlerquote über einige Wochen stimmt, können einwandfreie Bestellungen direkt als Auftrag angelegt werden.
2. Wer bestätigt? Die Auftragsbestätigung kommt aus dem ERP. Ob sie automatisch verschickt wird oder nach Freigabe, ist eine Frage Ihres Kundenservice.

Kommen Bestellungen zusätzlich über einen Onlineshop, gehört dieser Weg über eine direkte Anbindung ins ERP, nicht über das Postfach. Mehr dazu im Beitrag Shop-ERP-Schnittstelle.

Was im Betrieb überwacht werden muss

Eine Auftragserfassung, die einige Monate gut läuft, kann sich schleichend verschlechtern, etwa wenn ein Kunde sein Bestellformular ändert. Deshalb gehören diese Punkte zum Betrieb:

• Vollständigkeit: Ein täglicher Abgleich zwischen eingegangenen Bestellmails und angelegten Aufträgen oder Prüffällen. Keine Mail darf unbearbeitet liegen bleiben.
• Anteil der Prüffälle: Steigt er, hat sich meist ein Layout geändert oder es sind neue Kundenartikelnummern aufgetaucht.
• Zuordnungstabelle: Neue Zuordnungen aus Korrekturen werden übernommen, veraltete entfernt.
• Modellwechsel: Wird das Sprachmodell gewechselt oder aktualisiert, läuft vorher ein Test mit gespeicherten Beispielbestellungen.

Zur Vorbereitung brauchen Sie:

• Beispielbestellungen der wichtigsten Kunden, darunter schwierige Fälle
• Die Liste der Pflichtfelder für einen Auftrag in Ihrem ERP
• Vorhandene Zuordnungen von Kundenartikelnummern
• Ihre Prüfregeln und Grenzwerte
• Testzugang zum ERP
• Die Person, die die Prüfliste bearbeitet

Häufige Fragen

Kann KI Bestellungen fehlerfrei auslesen?

Nein, ein Sprachmodell kann sich irren, ohne es anzuzeigen. Deshalb gehören feste Prüfregeln hinter jedes Auslesen: Kunde erkannt, jede Position zugeordnet, Mengen und Preise plausibel, keine Dublette. Was eine Regel nicht besteht, prüft ein Mensch, bevor der Auftrag angelegt wird.

Was passiert mit Bestellungen, bei denen die KI unsicher ist?

Sie landen in einer Prüfliste mit den ausgelesenen Werten, dem Originaldokument und dem Grund für die Prüfung. Der Innendienst bestätigt oder korrigiert die Werte, statt die Bestellung neu zu erfassen. Bestätigte Zuordnungen werden gespeichert, damit derselbe Fall beim nächsten Mal automatisch durchläuft.

Brauchen wir dafür eine Schnittstelle zum ERP?

Eine API ist der einfachste und verlässlichste Weg. Fehlt sie, lässt sich der Auftrag oft über eine Importdatei, die Datenbank oder als letzte Möglichkeit über die Oberfläche anlegen. Welche Variante bei Ihnen möglich ist, hängt vom ERP und seiner Version ab.

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Eine automatische Auftragserfassung entsteht selten in einem Schritt, und sie wächst mit: Neue Kundenformate, Zuordnungen und Prüfregeln kommen dazu. Im Prozess-Abo wird daraus eine Reihe von Aufgaben auf Ihrem Board – etwa Eingang und Auslesen, Zuordnung mit Prüfliste, Übergabe ins ERP –, jede mit eigenen Abnahmekriterien, die beim Start auf der Karte stehen. Geliefert wird jeweils 48 Stunden nach Start – gezählt von Montag 8 Uhr bis Freitag 16 Uhr –, vorher geprüft und freigegeben von einem Senior-Entwickler. Ändert ein Kunde sein Format oder steigt der Anteil der Prüffälle, legen Sie dafür eine neue Karte an; die Reihenfolge bestimmen Sie. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Ob sich ein Abo für Ihr Bestellvolumen lohnt, können Sie vorab in einem kostenlosen Projekt-Check mit uns besprechen.