n8n, Make oder Zapier: Welches Tool für welchen Ablauf?

Alle drei Werkzeuge erledigen im Kern dasselbe: Ein Ereignis in System A löst Schritte in System B, C und D aus. Ein neuer Eintrag im Kontaktformular landet im CRM, eine bezahlte Bestellung wird zur Rechnung, ein unterschriebener Vertrag legt einen Ordner an. Die Unterschiede liegen nicht darin, ob das funktioniert, sondern darin, wie gut es funktioniert, wenn der Ablauf wächst, Daten unsauber hereinkommen oder ein angebundenes System ausfällt.

Dieser Vergleich beschreibt die drei Tools so, wie sie sich im Alltag eines kleinen Unternehmens anfühlen – nicht als Featureliste.

Die drei Tools in einem Satz

• Zapier ist das zugänglichste Werkzeug mit dem größten Katalog an fertigen App-Anbindungen. Ein Zap ist im Wesentlichen eine Abfolge von Schritten von oben nach unten.
• Make (früher Integromat) arbeitet mit einer visuellen Arbeitsfläche, auf der Module verbunden werden. Verzweigungen, Schleifen über Listen und das Zusammenfassen von Daten sind dort Kernfunktionen.
• n8n sieht ähnlich aus wie Make, lässt sich aber auch selbst betreiben, erlaubt eigenen Code (JavaScript und Python) direkt im Workflow und richtet sich deutlich stärker an technisch versierte Anwender.

Die Unterschiede, die im Betrieb zählen

Kriterium	Zapier	Make	n8n
Einstieg für Nicht-Techniker	sehr leicht	mittel	mittel bis anspruchsvoll
Abrechnungseinheit	Tasks (jede erfolgreiche Aktion)	Operationen bzw. Credits (jeder Modullauf)	Executions (ein kompletter Workflow-Lauf) in der Cloud; selbst gehostet ohne Ausführungslimit
Komplexe Logik (Schleifen, Zusammenführen)	begrenzt (Paths, Filter, Looping)	gut (Router, Iterator, Aggregator)	sehr gut, plus eigener Code
Fehlerbehandlung	Benachrichtigung, Autoreplay	eigene Fehlerrouten (Resume, Ignore, Break, Commit, Rollback)	Fehlerausgang je Node, Wiederholung, zentraler Error-Workflow
Selbst hosten	nein	nein	ja
Hosting-Standort	prüfen Sie den aktuellen Stand bei Zapier	EU-Rechenzentrum wählbar	Cloud laut Anbieter in Frankfurt; selbst gehostet: wo Sie wollen

Die aktuellen Preise und Planlimits ändern sich regelmäßig. Wir nennen sie hier bewusst nicht – maßgeblich sind die Preisseiten der Anbieter. Wichtiger als der Listenpreis ist ohnehin die Abrechnungseinheit, denn sie entscheidet, wie teuer ein Ablauf bei steigendem Volumen wird.

Warum die Abrechnungseinheit so viel ausmacht

Nehmen Sie einen Ablauf mit acht Schritten, der 2.000 Mal im Monat läuft:

• Bei Zapier zählt jede erfolgreich ausgeführte Aktion. Acht Schritte (abzüglich Trigger und ggf. Filter) mal 2.000 Läufe ergeben schnell eine fünfstellige Zahl an Tasks.
• Bei Make zählt jeder Modullauf. Verarbeitet ein Iterator eine Bestellung mit zwölf Positionen, laufen die nachfolgenden Module zwölf Mal.
• Bei n8n Cloud zählt der Workflow-Lauf als eine Execution, unabhängig von der Zahl der Schritte. Selbst gehostet fallen nur die Serverkosten an.

Für kleine, seltene Abläufe ist dieser Unterschied egal. Bei Abläufen, die pro Bestellung oder pro Zeile einer Tabelle laufen, kann er über die Wirtschaftlichkeit entscheiden. Wie Sie das grob durchrechnen, steht in Wann sich eine Automatisierung rechnet.

Wann wir zu welchem Tool raten

Zapier passt, wenn …

• der Ablauf linear ist: Trigger, zwei bis fünf Aktionen, vielleicht ein Filter;
• die beteiligten Apps exotisch sind und nur Zapier eine fertige Anbindung hat;
• Mitarbeitende ohne technischen Hintergrund den Ablauf später selbst anpassen sollen;
• das Volumen überschaubar bleibt.

Ein typisches Beispiel: Neuer Eintrag in einem Formular-Tool → Kontakt im CRM anlegen → Nachricht in einen Slack-Kanal. Dafür ist Zapier schnell eingerichtet und gut wartbar.

Make passt, wenn …

• Daten verzweigt, in Listen verarbeitet und wieder zusammengeführt werden müssen;
• Sie die Datenverarbeitung in einem EU-Rechenzentrum haben möchten, aber keinen eigenen Server betreiben wollen;
• Sie eine visuelle Darstellung schätzen, in der jeder einzelne Lauf mit seinen Daten nachvollziehbar ist;
• gezielte Fehlerrouten pro Modul gebraucht werden.

Make spielt seine Stärke bei Abläufen mit mittlerer Komplexität aus, etwa wenn eine Bestellung mit mehreren Positionen in ein Warenwirtschaftssystem übertragen und anschließend eine Sammelmeldung verschickt wird.

n8n passt, wenn …

• die Datenhoheit eine große Rolle spielt und Sie die Daten auf eigener Infrastruktur verarbeiten wollen;
• Abläufe sehr häufig laufen und die Kosten pro Schritt bei anderen Tools spürbar würden;
• Logik gebraucht wird, die sich mit Klick-Bausteinen nur umständlich abbilden lässt – ein paar Zeilen Code im Code-Node sind dann sauberer als zehn verschachtelte Hilfsmodule;
• eine API angebunden werden soll, für die es keine fertige Integration gibt. Der HTTP-Request-Node deckt das ab, ist aber auch in Make und Zapier vorhanden.

Der Preis dafür: n8n erwartet mehr technisches Verständnis, und wer selbst hostet, ist für Updates, Backups und Sicherheit verantwortlich. Die Abwägung haben wir in n8n selbst hosten oder Cloud? ausführlicher beschrieben.

Datenschutz: worauf Sie bei allen drei achten sollten

Sobald personenbezogene Daten durch das Tool laufen – und das ist bei fast jedem Ablauf mit Kunden, Bewerbern oder Mitarbeitenden der Fall –, ist der Anbieter Auftragsverarbeiter. Prüfen Sie deshalb:

1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV/DPA): Alle drei Anbieter stellen einen bereit. Schließen Sie ihn ab und legen Sie ihn ab.
2. Ort der Verarbeitung und Unterauftragnehmer: Ein EU-Rechenzentrum allein reicht nicht als Antwort. Sehen Sie sich die Liste der Unterauftragnehmer an.
3. Drittlandübermittlung: Wird in die USA übermittelt, prüfen Sie die Grundlage (etwa Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln).
4. Aufbewahrung der Ausführungsdaten: Alle drei speichern Ein- und Ausgabedaten der Läufe für eine gewisse Zeit. Stellen Sie die Aufbewahrung so kurz ein, wie es für die Fehlersuche vertretbar ist.
5. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Der Ablauf gehört dort hinein.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Bei Unsicherheit klären Sie die Punkte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Die Fragen, die die Entscheidung meist schon treffen

Bevor Sie Funktionen vergleichen, beantworten Sie diese fünf Fragen:

1. Wer pflegt den Ablauf nach der Einrichtung? Eine Bürokraft ohne technischen Hintergrund kommt mit Zapier am besten zurecht. Ein IT-affiner Mitarbeiter oder ein externer Dienstleister arbeitet mit n8n meist schneller.
2. Wie oft läuft der Ablauf? Bei wenigen Dutzend Läufen im Monat ist die Abrechnungseinheit egal. Bei Tausenden nicht.
3. Welche Daten fließen durch? Gesundheitsdaten, Personalakten oder vertrauliche Angebote sprechen eher für selbst gehostetes n8n oder zumindest eine sorgfältige Prüfung des Anbieters.
4. Gibt es bereits ein Tool im Haus? Ein zweites Automatisierungstool einzuführen, nur weil es für einen Ablauf etwas besser passt, verdoppelt Zugänge, Kosten und Wartung. Meist ist es klüger, beim vorhandenen zu bleiben.
5. Was passiert, wenn der Ablauf ausfällt? Geht nur eine Slack-Nachricht verloren, reicht eine einfache Fehlermeldung. Fehlt eine Rechnung, brauchen Sie Wiederholungen, eine Warnung und einen Weg, den Lauf nachzuholen. Das können alle drei Tools – aber nur, wenn es jemand einrichtet. Mehr dazu in Fehlerbehandlung in n8n.

Häufige Fehlentscheidungen

Das Tool nach dem Tutorial wählen. Ein Video zeigt, wie schnell etwas in Tool X geht. Gezeigt wird aber fast immer der Idealfall ohne fehlerhafte Daten, ohne Dubletten und ohne API-Limits.

Alles in einen einzigen riesigen Ablauf packen. Ein Workflow mit vierzig Schritten ist in keinem der drei Tools gut wartbar. Besser sind kleine Abläufe mit klarer Aufgabe, die sich gegenseitig aufrufen (in n8n etwa über „Execute Workflow“, in Make über Szenarien, die per Webhook starten).

Zugangsdaten im Ablauf selbst ablegen. API-Schlüssel gehören in den Zugangsdatenspeicher des Tools (Credentials bzw. Connections), nicht als Klartext in einen HTTP-Header oder ein Textfeld. Sonst landen sie in jedem Export und in jedem Screenshot.

Wechsel aus Kostengründen ohne Bestandsaufnahme. Ein Umzug von Zapier zu n8n kann sich lohnen, aber nur mit einer Liste aller Abläufe, ihrer Auslöser und der Systeme, die Webhook-Adressen kennen. Wie wir dabei vorgehen, steht in Von Zapier zu n8n migrieren.

So arbeiten wir mit allen dreien

Wir bauen Abläufe in dem Tool, das Sie bereits nutzen, und empfehlen nur dann ein anderes, wenn es einen konkreten Grund gibt. Sie laden unsere Adresse als Benutzer in Ihre n8n-Instanz bzw. Ihr Make- oder Zapier-Team ein – Passwörter brauchen wir nicht. Der fertige Workflow liegt in Ihrem Konto, bleibt bis zu Ihrer Abnahme deaktiviert und wird zusätzlich als JSON-Export übergeben.

Häufige Fragen

Welches Automatisierungstool ist für kleine Unternehmen am einfachsten?

Für Mitarbeitende ohne technischen Hintergrund ist Zapier in der Regel der leichteste Einstieg, vor allem bei linearen Abläufen mit wenigen Schritten. Make und n8n verlangen mehr Einarbeitung, bilden dafür Verzweigungen, Listen und eigene Logik besser ab. Entscheidend ist, wer den Ablauf nach der Einrichtung pflegt.

Warum ist die Abrechnungseinheit wichtiger als der Listenpreis?

Weil sie bestimmt, wie die Kosten mit dem Volumen wachsen. Zapier zählt jede ausgeführte Aktion, Make jeden Modullauf und n8n Cloud den kompletten Workflow-Lauf. Bei Abläufen, die pro Bestellung oder pro Tabellenzeile laufen, kann dieser Unterschied über die Wirtschaftlichkeit entscheiden.

Brauche ich für n8n, Make oder Zapier einen AVV?

In der Regel ja, sobald personenbezogene Daten durch das Tool laufen, denn der Anbieter ist dann Auftragsverarbeiter. Alle drei Anbieter stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit, den Sie abschließen und ablegen sollten. Prüfen Sie außerdem Unterauftragnehmer, Drittlandübermittlung und die Aufbewahrung der Ausführungsdaten; im Zweifel hilft Ihr Datenschutzbeauftragter.

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Wenn Sie einen konkreten Ablauf im Kopf haben, aber unsicher sind, welches Tool passt, schreiben Sie ihn einfach als Aufgabe auf Ihr Board – die Toolfrage klären wir, bevor wir starten, und halten das Ergebnis in den Abnahmekriterien fest. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Weitere Abläufe setzen wir im Prozess-Abo Aufgabe für Aufgabe um, in dem Tool, das Sie bereits nutzen: jede 48 Stunden nach Start geliefert (gezählt Mo 8 – Fr 16 Uhr), deaktiviert bis zu Ihrer Abnahme und vorher von einem Senior-Entwickler geprüft. Typische Abläufe und ihren Umfang finden Sie im Leistungskatalog; Fragen vorab klären wir gern in einem kostenlosen Projekt-Check.