Abnahmekriterien schreiben, die man wirklich prüfen kann

Die meisten Streitigkeiten über IT-Aufträge entstehen nicht bei der Arbeit, sondern bei der Übergabe. Der Auftragnehmer hält die Aufgabe für erledigt, der Auftraggeber nicht. Beide haben aus ihrer Sicht recht, weil vorher nie festgelegt wurde, woran man „erledigt" erkennt.

Abnahmekriterien schließen diese Lücke. Sie sind eine kurze Liste von Aussagen, die bei der Übergabe entweder zutreffen oder nicht. Wer sie vor Beginn der Arbeit schreibt, spart sich die Diskussion am Ende.

Was ein gutes Abnahmekriterium ausmacht

Ein Kriterium ist dann brauchbar, wenn zwei Personen unabhängig voneinander zum selben Ergebnis kommen, ob es erfüllt ist. Daraus ergeben sich vier Anforderungen:

1. Beobachtbar: Es beschreibt etwas, das man sehen, klicken, messen oder in einer Datei nachlesen kann.
2. Eindeutig: Es enthält keine Wörter, die jeder anders versteht, wie „schnell", „benutzerfreundlich" oder „sauber".
3. Konkret: Es nennt die Situation, in der geprüft wird, also mit welchen Daten, an welcher Stelle, in welchem Zustand.
4. Unabhängig: Es lässt sich für sich allein prüfen, ohne dass man drei andere Kriterien im Kopf haben muss.

Von vage zu prüfbar

Die meisten ersten Entwürfe sind zu vage. Das ist normal. Mit etwas Übung lassen sie sich umformulieren:

Vage	Prüfbar
Das Formular funktioniert.	Nach dem Absenden eines vollständig ausgefüllten Formulars erscheint der Kontakt innerhalb von 2 Minuten im CRM mit allen 6 Feldern.
Fehler werden abgefangen.	Fehlt die Pflichtangabe E-Mail, erscheint unter dem Feld die Meldung „Bitte E-Mail-Adresse angeben", und es wird nichts gespeichert.
Die Seite lädt schnell.	Die Produktseite erreicht in PageSpeed Insights (mobil) einen LCP-Wert unter 2,5 Sekunden.
Der Export ist korrekt.	Der CSV-Export der Beispieldaten öffnet sich in Excel mit korrekten Umlauten und enthält genau die 42 Zeilen der Vorlage.
Der Fehler ist behoben.	Der in der Fehlermeldung beschriebene Ablauf führt nicht mehr zur Meldung „500 Internal Server Error"; ein automatisierter Test bildet den Ablauf ab.
Der Workflow ist robust.	Ist das CRM nicht erreichbar, wird der Eintrag dreimal wiederholt; scheitert er danach, erhält die angegebene Adresse eine E-Mail mit den Formulardaten.

Achten Sie bei Leistungswerten wie Ladezeiten darauf, das Messwerkzeug und die Bedingungen zu nennen. Eine Ladezeit „unter einer Sekunde" ohne Angabe von Gerät und Messmethode ist nicht prüfbar.

Ein einfaches Muster

Viele Kriterien lassen sich nach dem Muster Wenn … dann … schreiben:

Wenn [Ausgangslage oder Aktion], dann [beobachtbares Ergebnis].

Beispiele:

• Wenn eine Bestellung im Shop den Status „bezahlt" erhält, dann liegt innerhalb von 10 Minuten eine Rechnung mit derselben Bestellnummer in der Buchhaltung.
• Wenn eine hochgeladene Rechnung keine erkennbare Steuernummer enthält, dann wird sie im Ordner „Prüfen" abgelegt und nicht übertragen.
• Wenn ich in der Kundenliste „inaktiv" auswähle, dann sehe ich nur Kunden ohne Bestellung in den letzten 12 Monaten.

Das Muster zwingt dazu, sowohl die Ausgangslage als auch das Ergebnis zu benennen. Genau das fehlt den meisten vagen Kriterien.

Den Normalfall und die wichtigsten Sonderfälle abdecken

Eine gute Liste besteht aus drei Teilen:

1. Der Normalfall: Was soll passieren, wenn alles so läuft wie gedacht? Das ist meist ein einziges Kriterium.
2. Die relevanten Sonderfälle: Leere Felder, doppelte Einträge, ungewöhnliche Zeichen, nicht erreichbare Systeme. Nehmen Sie nur die auf, die in Ihrem Alltag tatsächlich vorkommen.
3. Rahmenbedingungen: Dinge, die für jedes Ergebnis gelten sollten, etwa „Bestehende Tests laufen weiter durch" oder „Im Code stehen keine Zugangsdaten".

Für die meisten kleinen Aufgaben reichen drei bis sechs Kriterien. Wenn Sie bei zwölf angekommen sind, ist die Aufgabe wahrscheinlich zu groß und sollte geteilt werden.

Beispieldaten sind die halbe Miete

Nichts macht Kriterien so eindeutig wie echte Beispieldaten. Statt „Rechnungen werden korrekt ausgelesen" schreiben Sie: „Die fünf Rechnungen im Ordner ‚Beispiele' werden mit Rechnungsnummer, Datum, Netto- und Bruttobetrag ausgelesen; die Werte stimmen mit der Tabelle ‚erwartet.xlsx' überein."

Damit gibt es für jede Rechnung ein eindeutiges Soll. Achten Sie darauf, dass die Beispiele die echten Schwierigkeiten enthalten: die Rechnung mit zwei Seiten, die eingescannte, schief liegende, die mit ausländischem Datumsformat. Und bedenken Sie den Datenschutz. Wenn personenbezogene Daten enthalten sind, sollten Sie entweder anonymisierte Beispiele verwenden oder vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen.

Wer die Kriterien schreibt

Sie müssen die Kriterien nicht allein formulieren. In der Praxis funktioniert eine Arbeitsteilung gut: Sie beschreiben die Aufgabe und den Normalfall in Ihren Worten und legen Beispieldaten bei. Der Auftragnehmer macht daraus einen Entwurf mit Sonderfällen und Rahmenbedingungen. Sie lesen den Entwurf und prüfen zwei Dinge: Fehlt etwas, das Ihnen wichtig ist? Und steht etwas darin, das Sie gar nicht brauchen?

Dieser Austausch ist mehr als Formsache. Er ist der Moment, in dem Missverständnisse auffallen, bevor jemand Zeit in die falsche Lösung investiert hat. Wenn der Auftragnehmer beim Entwurf nachfragt, ist das ein gutes Zeichen.

Häufige Fehler

• Wie statt was. „Die Daten werden mit einer Datenbanktransaktion gespeichert" beschreibt die Umsetzung, nicht das Ergebnis. Wenn Ihnen die Umsetzung wichtig ist, gehört sie in die Aufgabenbeschreibung, nicht in die Kriterien.
• Geschmacksfragen. „Das Design wirkt modern" lässt sich nicht abnehmen. Verweisen Sie stattdessen auf eine konkrete Vorlage oder einen Screenshot.
• Verdeckte Erwartungen. Wenn Sie erwarten, dass der Export auch auf dem Handy funktioniert, schreiben Sie es hin. Was nicht in den Kriterien steht, ist nicht vereinbart.
• Unerreichbare Absolutheit. „Es treten nie Fehler auf" ist nicht prüfbar. Beschreiben Sie lieber, was im Fehlerfall passieren soll.
• Kriterien, die nur der Entwickler prüfen kann. Ergänzen Sie technische Kriterien um Prüfschritte, die Sie selbst nachvollziehen können.

Abnahme in der Praxis

Bei der Übergabe gehen Sie die Liste Punkt für Punkt durch. Für jedes Kriterium gibt es nur zwei Antworten: erfüllt oder nicht erfüllt. Ist eines nicht erfüllt, benennen Sie genau dieses und beschreiben, was Sie beobachtet haben. Das ist die Grundlage für eine gezielte Nachbesserung.

Hilfreich ist, wenn der Auftragnehmer zu jedem Kriterium Prüfschritte mitliefert, also eine kurze Anleitung, wie Sie es selbst testen. Dann hängt die Abnahme nicht davon ab, ob Sie die Technik verstehen.

Kleine Abweichungen, die kein Kriterium betreffen, etwa ein Tippfehler in einer Meldung, sind übrigens kein Grund, die Abnahme insgesamt zu verweigern. Sie werden notiert und behoben.

Eine Vorlage zum Kopieren

Aufgabe: [ein Satz, was erreicht werden soll]

Beispieldaten: [Ordner, Datei oder Link]

Abnahmekriterien:
1. Normalfall: Wenn ..., dann ...
2. Sonderfall: Wenn ..., dann ...
3. Sonderfall: Wenn ..., dann ...
4. Rahmen: Bestehende Funktionen ... verhalten sich unverändert.
5. Rahmen: Keine Zugangsdaten im Code oder im Workflow.

Nicht Teil der Aufgabe: [was ausdrücklich nicht dazugehört]

Häufige Fragen

Wie viele Abnahmekriterien braucht eine Aufgabe?

Für die meisten kleinen Aufgaben reichen drei bis sechs Kriterien: ein Normalfall, die Sonderfälle, die in Ihrem Alltag tatsächlich vorkommen, und einige Rahmenbedingungen. Wenn Sie bei zwölf angekommen sind, ist die Aufgabe wahrscheinlich zu groß und sollte geteilt werden.

Muss ich die Abnahmekriterien selbst formulieren?

Nein. Bewährt hat sich eine Arbeitsteilung: Sie beschreiben die Aufgabe und den Normalfall in Ihren Worten und legen Beispieldaten bei, der Auftragnehmer macht daraus einen Entwurf mit Sonderfällen und Rahmenbedingungen. Sie prüfen dann, ob etwas Wichtiges fehlt oder etwas darin steht, das Sie gar nicht brauchen.

Was passiert, wenn bei der Abnahme ein Kriterium nicht erfüllt ist?

Sie benennen genau dieses Kriterium und beschreiben, was Sie beobachtet haben. Das ist die Grundlage für eine gezielte Nachbesserung. Kleine Abweichungen, die kein Kriterium betreffen, etwa ein Tippfehler in einer Meldung, werden notiert und behoben, sind aber kein Grund, die Abnahme insgesamt zu verweigern.

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Bei uns stehen die Abnahmekriterien auf jeder Karte. Im Prozess-Abo schreiben Sie Ihre Aufgaben auf Ihr Board: was erreicht werden soll, woran Sie das Ergebnis erkennen, gern mit Beispieldaten. Wenn wir eine Aufgabe beginnen, ergänzen wir Sonderfälle und Rahmenbedingungen. Ab dann stehen die Kriterien fest auf der Karte, zusammen mit dem Liefertermin 48 Stunden nach Start (gezählt Mo 8 – Fr 16 Uhr). Kommt eine Aufgabe auf zwölf Kriterien, teilen wir sie in mehrere Karten, jede mit eigenen Kriterien. Bei der Lieferung haken Sie jedes Kriterium ab oder benennen, was nicht erfüllt ist. Erfüllt eine Lieferung die Kriterien nicht, bessern wir ohne Aufpreis nach, bis sie erfüllt sind. Liefern wir zu spät, schreiben wir Ihnen 5 % der Monatsgebühr gut. Typische Kriterien als Ausgangspunkt stehen im Leistungskatalog, und Ihre erste Aufgabe erledigen wir kostenlos.