Lieferscheine automatisch verarbeiten: Erfassung und Abgleich

Lieferscheine kommen auf Papier mit der Ware, als PDF per E-Mail oder als elektronisches Lieferavis. Im Wareneingang werden sie mit der Bestellung verglichen, Abweichungen notiert, der Wareneingang im ERP gebucht und das Papier abgelegt. Das kostet Zeit, und Abweichungen fallen oft erst auf, wenn die Rechnung kommt. Wer Lieferscheine automatisch verarbeiten möchte, sollte drei Dinge trennen: das Erfassen der Daten, den Abgleich mit der Bestellung und die Entscheidung bei Abweichungen. Die ersten beiden lassen sich weitgehend automatisieren, die dritte bleibt beim Menschen.

Lieferscheine automatisch verarbeiten: wo sie ankommen

Je nach Lieferant kommt der Lieferschein über einen anderen Weg:

• Papier mit der Lieferung: auf der Palette, im Paket oder vom Fahrer übergeben, oft mit Unterschrift und handschriftlichen Vermerken.
• PDF per E-Mail: vor oder mit der Lieferung, meist aus dem System des Lieferanten erzeugt.
• Elektronisches Lieferavis: bei größeren Lieferanten über EDI oder ein Lieferantenportal, mit strukturierten Daten.

Für die Automatisierung ist ein einheitlicher Eingang wichtig. Papierlieferscheine werden im Wareneingang gescannt, etwa am Multifunktionsgerät oder mit einer Scan-App, und landen im selben Postfach oder Ordner wie die PDFs. Dort muss zuerst erkannt werden, was ein Lieferschein ist und was eine Rechnung, Auftragsbestätigung oder Werbung. Wie diese Einordnung funktioniert, beschreibt der Beitrag Dokumente mit KI klassifizieren.

Auslesen: strukturierte Daten, OCR oder KI

Die Erfassung folgt derselben Kette wie bei Rechnungen: Strukturierte Daten werden direkt gelesen, digitale PDFs über ihre Textebene, Scans per Texterkennung (OCR). Die Feldzuordnung übernehmen Vorlagen je Lieferant oder ein Sprachmodell. Die Abwägung zwischen beiden beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen automatisch auslesen.

Auf einem Lieferschein interessieren vor allem diese Felder:

• Lieferant, Lieferscheinnummer und Lieferdatum
• Ihre Bestellnummer, sofern angegeben
• Positionen mit Artikelnummer des Lieferanten, Bezeichnung, Menge und Einheit
• je nach Branche Charge, Seriennummer oder Mindesthaltbarkeitsdatum

Eine Besonderheit sind handschriftliche Vermerke, etwa „2 Kartons beschädigt“ oder eine korrigierte Menge. Texterkennung und Sprachmodelle lesen Handschrift weniger zuverlässig als gedruckten Text. Gerade diese Vermerke sind aber wichtig. Ein Lieferschein mit erkennbarer Handschrift sollte deshalb immer zur Prüfung vorgelegt werden, statt den Vermerk zu übergehen.

Abgleich mit der Bestellung

Im zweiten Schritt wird der Lieferschein der offenen Bestellung zugeordnet. Der einfachste Fall: Der Lieferant nennt Ihre Bestellnummer. Fehlt sie, kann der Ablauf über Lieferant und Artikel nach passenden offenen Bestellungen suchen und einen Vorschlag machen.

Danach wird Position für Position verglichen. Dafür braucht es die Zuordnung der Lieferanten-Artikelnummern zu Ihren eigenen, die in vielen ERP-Systemen bereits im Artikel- oder Lieferantenstamm hinterlegt ist, sowie gegebenenfalls eine Umrechnung der Einheiten.

Ergebnis	Bedeutung	Nächster Schritt
Vollständig	alle Positionen und Mengen stimmen	Wareneingang zur Buchung vorschlagen
Teillieferung	weniger geliefert als bestellt	Restmenge bleibt offen, Hinweis an Einkauf
Mehrmenge	mehr geliefert als bestellt	Prüfung durch Einkauf
Ersatzartikel	anderer Artikel als bestellt	Entscheidung durch Einkauf
Keine Bestellung gefunden	Lieferschein ohne passende Bestellung	Prüfung

Für manche Artikel ist eine exakte Übereinstimmung gar nicht zu erwarten. Bei Meterware, Schüttgut oder Waren, die nach Gewicht geliefert werden, weicht die gelieferte Menge oft geringfügig von der bestellten ab. Legen Sie für solche Artikel eine Toleranz fest, innerhalb derer der Abgleich als vollständig gilt. Ohne diese Regel landet jede dieser Lieferungen in der Prüfung, und die Automatisierung entlastet kaum. Die Toleranz ist eine kaufmännische Entscheidung, die Einkauf und Buchhaltung gemeinsam treffen sollten, denn sie wirkt sich später auch auf die Rechnungsprüfung aus: Was beim Wareneingang toleriert wird, sollte auch bei der Rechnung nicht als Abweichung gelten.

Abweichungen: Teillieferung, Ersatzartikel, Fehlmenge

Ein Punkt wird bei der Planung oft übersehen: Der Lieferschein sagt, was der Lieferant nach eigener Angabe verschickt hat. Er sagt nicht, was tatsächlich angekommen ist. Der automatische Abgleich vergleicht Dokumente, nicht Ware.

Deshalb bleibt die Prüfung der Ware selbst beim Wareneingang: Sichtkontrolle auf Schäden und, je nach Artikel, eine Zählung. Weicht die gezählte Menge vom Lieferschein ab, trägt der Wareneingang die tatsächliche Menge ein, und diese gilt für die weitere Verarbeitung.

Für jede Art von Abweichung sollte vorher feststehen, wer informiert wird und wer entscheidet:

• Teillieferung: Der Einkauf erfährt, welche Menge noch offen ist, und kann beim Lieferanten nachfassen.
• Ersatzartikel: Der Einkauf entscheidet, ob der Ersatz akzeptiert wird.
• Fehlmenge: Steht etwas auf dem Lieferschein, das nicht angekommen ist, braucht es einen Vermerk und eine Reklamation.
• Beschädigung: Wird dokumentiert, möglichst mit Foto, bevor die Ware eingelagert wird.

Wareneingang buchen und Rechnungsprüfung vorbereiten

Ist der Abgleich bestätigt, wird der Wareneingang im ERP gebucht, über eine Schnittstelle oder einen Import. Damit stimmen die Bestände, und eine automatische Nachbestellung arbeitet mit aktuellen Zahlen. Wie sie aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag Nachbestellung automatisieren.

Gleichzeitig entsteht die Grundlage für die Rechnungsprüfung. Kommt die Rechnung, wird sie gegen Bestellung und gebuchten Wareneingang geprüft: Berechnet der Lieferant nur, was bestellt und tatsächlich geliefert wurde, zu den vereinbarten Preisen? Dieser Abgleich aus drei Belegen ist im Beitrag Lieferantenrechnungen gegen Bestellungen prüfen ausführlich beschrieben. Ohne erfasste Lieferscheine fehlt ihm ein Glied.

Ablage und Auffindbarkeit

Jeder Lieferschein wird mit einem festen Dateinamen abgelegt, zum Beispiel aus Lieferant, Lieferscheinnummer und Datum, und mit der Bestellung und dem Wareneingang im ERP verknüpft. So findet ihn jeder, der die Bestellung öffnet, auch Monate später bei einer Reklamation.

Ob und wie lange Lieferscheine aufzubewahren sind, hängt unter anderem davon ab, ob sie als Buchungsbeleg dienen. Die Regeln dazu wurden in den letzten Jahren geändert. Legen Sie die Aufbewahrung deshalb mit Ihrer Steuerberatung fest und bauen Sie die Ablage danach.

Wo ein Mensch prüfen sollte

Eine gute Lösung schleust nicht alles automatisch durch. Sie entlastet bei den unauffälligen Lieferungen und legt die übrigen gezielt vor:

• jede Abweichung zwischen Lieferschein und Bestellung
• Lieferscheine ohne zuordenbare Bestellung oder von unbekannten Lieferanten
• schlecht lesbare Scans und handschriftliche Vermerke
• Chargen- und Seriennummern, wenn Sie sie für die Rückverfolgbarkeit brauchen
• die physische Kontrolle der Ware, die ohnehin beim Wareneingang bleibt

Zur Vorbereitung sollten diese Punkte geklärt sein:

• Beispiel-Lieferscheine der wichtigsten Lieferanten, als Scan und als PDF
• Die Felder, die Sie tatsächlich brauchen
• Zuordnung der Lieferanten-Artikelnummern im ERP
• Regeln für Teillieferung, Mehrmenge und Ersatzartikel
• Wer im Wareneingang scannt und wer Abweichungen bearbeitet
• Aufbewahrung, mit der Steuerberatung abgestimmt

Häufige Fragen

Kann man Lieferscheine ohne Bestellnummer automatisch zuordnen?

Oft ja, über den Lieferanten und die gelieferten Artikel. Der Ablauf sucht passende offene Bestellungen und schlägt die wahrscheinlichste vor. Gibt es mehrere Kandidaten oder keinen, entscheidet ein Mensch, statt dass der Ablauf rät.

Ersetzt die automatische Verarbeitung die Wareneingangskontrolle?

Nein. Der Lieferschein beschreibt, was der Lieferant verschickt haben will, nicht was angekommen ist. Die Kontrolle auf Schäden und, wo nötig, die Zählung bleiben beim Wareneingang; automatisiert werden das Erfassen, der Abgleich der Dokumente und die Vorbereitung der Buchung.

Lohnt sich das auch bei Papierlieferscheinen?

Das hängt vor allem vom Volumen und von der Qualität der Scans ab. Gedruckte Lieferscheine lassen sich nach dem Scannen gut auslesen, handschriftliche Vermerke weniger zuverlässig. Bei vielen Papierlieferscheinen lohnt sich ein fester Scanplatz im Wareneingang, damit alle Dokumente in gleicher Qualität ankommen.

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Lieferscheine zu erfassen, mit Bestellungen abzugleichen und den Wareneingang vorzubereiten, ist ein typischer Ablauf, der mit neuen Lieferanten mitwachsen muss. Im Prozess-Abo setzen wir ihn in Etappen um – etwa Eingang und Auslesen, Abgleich mit der Bestellung, Übergabe an das ERP –, jede als eigene Aufgabe auf Ihrem Board mit Abnahmekriterien, die beim Start auf der Karte stehen. Geliefert wird jeweils 48 Stunden nach Start – gezählt von Montag 8 Uhr bis Freitag 16 Uhr –, vorher geprüft und freigegeben von einem Senior-Entwickler. Kommt ein neuer Lieferant dazu oder ändert sich ein Layout, legen Sie dafür eine neue Karte an. Die erste Aufgabe erledigen wir kostenlos, eine pro Unternehmen: Erste Aufgabe anlegen. Ob sich ein Abo für Ihr Liefervolumen lohnt, können Sie vorab in einem kostenlosen Projekt-Check mit uns besprechen; mehr zum Bereich unter Dokumente & Daten.