Lieferantenrechnungen gegen Bestellungen prüfen – automatisch

Die sachliche Rechnungsprüfung gehört zu den Aufgaben, die selten jemand gern macht und die trotzdem niemand auslassen sollte. Eine Rechnung kommt herein, jemand sucht die passende Bestellung, vergleicht Mengen und Preise, wirft einen Blick auf den Lieferschein und gibt frei. Bei einer Handvoll Rechnungen im Monat ist das überschaubar. Bei vielen Lieferanten, Teillieferungen und schwankenden Preisen wird es zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Ein großer Teil dieser Prüfung lässt sich automatisieren. Nicht, um die Verantwortung abzugeben, sondern damit sich die Menschen auf die Fälle konzentrieren können, die wirklich Aufmerksamkeit brauchen.

Was genau verglichen wird

Im Einkauf spricht man vom Zwei- oder Drei-Wege-Abgleich:

• Zwei-Wege-Abgleich: Rechnung gegen Bestellung. Stimmen Artikel, Mengen und Preise mit dem überein, was bestellt wurde?
• Drei-Wege-Abgleich: Zusätzlich gegen den Wareneingang oder Lieferschein. Wurde das, was berechnet wird, auch tatsächlich geliefert?

Für Dienstleistungen ohne Lieferschein reicht meist der Zwei-Wege-Abgleich, ergänzt um eine Bestätigung der Leistung durch die zuständige Person. Für Warenlieferungen ist der Drei-Wege-Abgleich die sicherere Variante, setzt aber voraus, dass Wareneingänge irgendwo erfasst werden.

Voraussetzung: Die Daten müssen zusammenfinden

Bevor verglichen werden kann, braucht die Automatisierung drei Dinge in strukturierter Form:

1. Die Rechnungsdaten. Bei E-Rechnungen stehen sie bereits maschinenlesbar im XML, bei PDF-Rechnungen müssen sie ausgelesen werden. Wie das zuverlässig geht, beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen automatisch auslesen.
2. Die Bestellungen. Aus der Warenwirtschaft, dem ERP-System oder, in vielen kleinen Unternehmen, aus einer gepflegten Excel-Liste.
3. Die Wareneingänge, falls ein Drei-Wege-Abgleich gewünscht ist.

Die entscheidende Frage ist, wie eine Rechnung ihrer Bestellung zugeordnet wird. Am einfachsten über die Bestellnummer, sofern der Lieferant sie auf der Rechnung angibt. Fehlt sie, bleibt nur eine Zuordnung über Lieferant, Zeitraum und Betrag, und die ist deutlich unsicherer.

Eine der wirkungsvollsten Maßnahmen ist deshalb organisatorisch, nicht technisch: Bitten Sie Ihre Lieferanten ausdrücklich, Ihre Bestellnummer auf jeder Rechnung anzugeben. Bei E-Rechnungen gibt es dafür ein eigenes Feld.

Kopf- und Positionsebene

Der Abgleich kann auf zwei Ebenen stattfinden.

Auf Kopfebene wird nur geprüft: Gibt es eine Bestellung zu dieser Rechnung, und passt der Gesamtbetrag? Das ist schnell umgesetzt und fängt bereits grobe Fehler ab, etwa doppelte Rechnungen oder Rechnungen ohne Bestellung.

Auf Positionsebene wird jede Rechnungsposition einer Bestellposition zugeordnet und Menge und Einzelpreis werden einzeln verglichen. Das ist genauer, aber aufwendiger. Ein typisches Hindernis: Der Lieferant verwendet seine eigenen Artikelnummern, Sie Ihre. Dann braucht es eine Zuordnungstabelle zwischen beiden, die gepflegt werden muss.

Ein pragmatischer Weg ist, mit der Kopfebene zu beginnen und die Positionsebene für die Lieferanten nachzuziehen, bei denen sich der Aufwand lohnt.

Toleranzen: der Teil, der Zeit braucht

Eine Prüfung, die bei jedem Cent Abweichung Alarm schlägt, landet schnell im Papierkorb. Kleine Abweichungen sind normal: Rundungen, leicht geänderte Tagespreise, Frachtpauschalen. Bevor die Automatisierung gebaut wird, sollte deshalb festgelegt sein, welche Abweichungen akzeptabel sind.

Prüfung	Beispielregel	Bei Verstoß
Bestellung vorhanden	Bestellnummer existiert und ist dem Lieferanten zugeordnet	Freigabeliste: „Keine Bestellung gefunden“
Gesamtbetrag	Abweichung höchstens ein festgelegter Betrag oder Anteil	Freigabeliste mit Differenz
Menge	Berechnete Menge nicht größer als bestellte und gelieferte Menge	Freigabeliste: „Mehr berechnet als geliefert“
Einzelpreis	Preis entspricht dem Bestellpreis, kleine Rundungsdifferenz zulässig	Freigabeliste mit altem und neuem Preis
Zusatzkosten	Fracht oder Verpackung nur, wenn vereinbart	Freigabeliste: „Nicht vereinbarte Position“
Doppelte Rechnung	Lieferant und Rechnungsnummer noch nicht erfasst	Sperren, nicht nur markieren
Bankverbindung	IBAN entspricht den Stammdaten	Immer Freigabeliste, unabhängig vom Betrag

Die konkreten Grenzwerte sind eine kaufmännische Entscheidung, keine technische. Sie hängen von Ihren Lieferanten, Ihren Margen und Ihrer Risikobereitschaft ab. Die Automatisierung setzt sie nur konsequent um.

Sonderfälle, die geregelt sein sollten

• Teillieferungen: Eine Bestellung wird in mehreren Lieferungen und Rechnungen abgerechnet. Die Prüfung muss sich merken, wie viel bereits berechnet wurde.
• Sammelrechnungen: Eine Rechnung deckt mehrere Bestellungen ab. Dann muss die Zuordnung positionsweise erfolgen.
• Gutschriften: Sie sind keine Fehler, sondern verringern den offenen Betrag. Sie sollten als eigener Dokumenttyp erkannt werden.
• Skonto: Gehört nicht in die Prüfung des Rechnungsbetrags, sondern in die Zahlung. Trotzdem sinnvoll, das Skontodatum in der Freigabeliste anzuzeigen, damit es nicht verstreicht.
• Rahmenverträge und Abrufe: Hier ist die Bezugsgröße nicht die einzelne Bestellung, sondern der Vertrag.

Ein Blick unter die Haube

Für eine Prüfung auf Kopfebene reicht im Kern ein Abgleich zweier Tabellen. Mit pandas sieht das etwa so aus:

import pandas as pd

rechnungen = pd.read_csv("rechnungen.csv", sep=";", decimal=",")
bestellungen = pd.read_csv("bestellungen.csv", sep=";", decimal=",")

abgleich = rechnungen.merge(
    bestellungen, on="bestellnummer", how="left",
    suffixes=("_re", "_be"), indicator=True,
)
abgleich["differenz"] = abgleich["netto_re"] - abgleich["netto_be"]

toleranz = 1.00  # Euro, kaufmännisch festzulegen
ohne_bestellung = abgleich["_merge"] == "left_only"
abweichung = abgleich["differenz"].abs() > toleranz

freigabeliste = abgleich[ohne_bestellung | abweichung]
freigabeliste.to_excel("freigabeliste.xlsx", index=False)

In der Praxis kommen Positionsabgleich, Teillieferungen und die übrigen Regeln dazu. Aber das Grundprinzip bleibt: Was alle Regeln besteht, geht weiter. Alles andere landet mit Begründung in der Freigabeliste.

Die Freigabeliste richtig gestalten

Die Freigabeliste ist der Arbeitsplatz der Person, die prüft. Sie sollte für jeden Fall auf einen Blick zeigen:

• Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag
• Den Grund, warum die Rechnung hier gelandet ist, in klaren Worten
• Den Vergleichswert, also etwa bestellten und berechneten Preis nebeneinander
• Einen Link auf die Originalrechnung und die Bestellung
• Ein Feld für die Entscheidung und einen Kommentar

Wichtig ist, dass die Entscheidung dokumentiert wird. Wer hat eine abweichende Rechnung freigegeben, wann und mit welcher Begründung? Das hilft bei späteren Rückfragen und ist auch für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Buchhaltung sinnvoll.

Übergabe an die Buchhaltung

Rechnungen, die alle Prüfungen bestanden haben oder manuell freigegeben wurden, gehen an das Zielsystem: als Datei in einen Ordner, den Ihre Buchhaltungssoftware oder die Steuerkanzlei abholt, direkt in eine Buchhaltungssoftware mit Schnittstelle oder als CSV-Datei für den Import. Wichtig ist, dass die Originalrechnung unverändert mitgeht und die Prüfergebnisse nachvollziehbar bleiben. Ein kurzer Vermerk wie „geprüft gegen Bestellung 4711, Abweichung 0,40 € innerhalb Toleranz“ erspart später Rückfragen.

Was die Automatisierung nicht leisten kann

Sie kann nicht beurteilen, ob eine Leistung gut erbracht wurde, ob ein Preisaufschlag mündlich vereinbart war oder ob eine fehlende Bestellung ein Versäumnis im eigenen Haus ist. Sie trennt das Unauffällige vom Auffälligen. Die Entscheidung über das Auffällige bleibt bei Ihnen.

So fangen Sie an

1. Exportieren Sie die Bestellungen und Rechnungen der letzten Monate in eine Tabelle.
2. Prüfen Sie, bei wie vielen Rechnungen die Bestellnummer vorhanden ist.
3. Legen Sie mit Einkauf und Buchhaltung die Toleranzen fest.
4. Wählen Sie das Zielsystem für freigegebene Rechnungen.
5. Starten Sie mit der Kopfebene und den Lieferanten mit dem größten Rechnungsvolumen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Zwei- und Drei-Wege-Abgleich?

Beim Zwei-Wege-Abgleich wird die Rechnung nur gegen die Bestellung geprüft: Stimmen Artikel, Mengen und Preise? Der Drei-Wege-Abgleich vergleicht zusätzlich mit dem Wareneingang oder Lieferschein und zeigt, ob das Berechnete auch geliefert wurde. Für Dienstleistungen reicht meist der Zwei-Wege-Abgleich mit einer Leistungsbestätigung, für Warenlieferungen ist der Drei-Wege-Abgleich die sicherere Variante.

Was passiert mit Rechnungen, die eine Prüfung nicht bestehen?

Sie landen mit einer klaren Begründung in der Freigabeliste, etwa „Keine Bestellung gefunden“ oder mit bestelltem und berechnetem Preis nebeneinander. Dort entscheidet ein Mensch und hält Entscheidung und Kommentar fest. Doppelte Rechnungen werden gesperrt, und eine abweichende Bankverbindung geht unabhängig vom Betrag immer in die Freigabeliste.

Wer legt die Toleranzen für die Rechnungsprüfung fest?

Das ist eine kaufmännische Entscheidung, keine technische. Sinnvoll ist, die Grenzwerte gemeinsam mit Einkauf und Buchhaltung festzulegen, abhängig von Ihren Lieferanten, Margen und Ihrer Risikobereitschaft. Die Automatisierung setzt sie danach nur konsequent um.

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Eine solche Prüfung bauen wir Schritt für Schritt, als Aufgaben auf Ihrem Board: zuerst etwa der Abgleich auf Kopfebene mit Freigabeliste für die Lieferanten mit dem größten Volumen, danach Positionsebene, Teillieferungen und die Übergabe an Ihr Zielsystem, jede Aufgabe mit eigenen Abnahmekriterien. Die Daten teilen Sie über einen Ordner, oder Sie laden uns in Ihr Automatisierungswerkzeug ein, nie per Passwort; Workflows übergeben wir deaktiviert, damit Sie den Start bestimmen. Jede Aufgabe liefern wir 48 Stunden nach Start (gezählt Mo 8 – Fr 16 Uhr), und jede Lieferung prüft und gibt ein Senior-Entwickler frei. Die erste Aufgabe ist kostenlos. Kommen später neue Lieferanten oder Regeln dazu, schreiben Sie das im Prozess-Abo als neue Karte auf, und wir arbeiten sie in Ihrer Reihenfolge ab. Typische Aufgaben stehen im Leistungskatalog und unter Dokumente & Daten; Fragen zu Ihrem Rechnungsvolumen klären wir auf Wunsch in einem kostenlosen Projekt-Check.